| 商务部采取措施努力精简会议和活动，提高行政效率 |
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| 2005-06-07 08:24 商务部先进性教育活动领导小组办公室 |
会议和活动数量过多、成效偏低是造成不少机关单位政务运转不畅的重要原因之一，商务部在一定程度上也存在着这一问题。各种名目的会议和活动牵扯了从事业务工作的同志的大量精力，特别是重复准备材料及陪会、陪见的现象普遍，更是让大家深以为苦；而且，有时候开会支出的费用不少，解决的问题却不多。为此，商务部结合保持共产党员先进性教育活动，在整改中采取措施，着重强化制度性约束，改进会议和活动管理，以有效地转变会风，提高行政效率。
一、集中把关，严格控制会议和活动数量
对于部机关召开的会议，商务部采取了严格的计划管理、统一审批制度。全国性会议由部党组根据需要，确定会议计划。部机关各单位原则上全年最多只召开1次全国性综合业务会议；如确有必要（两次会议30%以上的参会人员不同），方可申请1次专题会议。相关会议申请均需会签办公厅、规财司，由其
统一把关；计划外的全国性会议，外地代表超过10人的，还要经主管部领导批准。
会议申请的审批，按照从少从简的原则进行。能不开的会坚决不开，事务性工作尽量通过电话、传真和办公自动化网络等方式布置；对于各司局必须要召开的全国性和业务性会议尽量予以集中，能合并的合并，能套开的套开，避免重复开会。能开小会的不开大会；能以研讨会、研究会和座谈会形式召开的，不召开工作会议；必须要开的会议，尽量采用电视电话会议等节俭、高效的形式；拟研究采用视频会议形式，以节省时间和精力。
对于本部人员出席外单位主办的会议、活动，管理尤为严格。中央、国务院有关部门主办的工作研讨会、座谈会、新闻发布会、论坛等，邀请本部人员出席的，部领导需经部长（或主持工作的副部长）批定，司局负责人需经主管部领导批定。原则上各级领导均不参加各类庆典活动，各级干部均不出席各种商业性节庆活动和会议。
二、定量定点，严格控制会议成本
为节约人力和时间，商务部就此制定了具体的量化标准。属于部重大会议的全国性会议，代表人数应控制在180人以内，工作人员控制在代表人数的20%以内，会期控制在2天以内；相关司局组织召开的全国性会议，代表人数应控制在100人以内，工作人员控制在代表人数的15%以内，会期控制在1天半以内。同时会议日程上应尽量少安排交流、讨论等，最大限度地利用好会议时间。
为节约费用，对会议的地点也作了规定。凡是可在部机关会议室召开的会议，不得安排在宾馆或其他营业性场所召开；尽量减少在京外召开会议，在北京地区召开的由部行政经费承担的各类会议，原则上定点安排在部机关所属培训基地召开。此外，对食宿标准和会场布置也作了严格的限制。
三、实事求是，严格控制参会人员范围
对于参会人员的范围，商务部在实践中强调从工作需要出发，克服盲目追求高规格、高级别、大排场的作风。
部领导召集的会议，除部领导明确要求司局领导参加的，一般不限定参加人员的级别，只要熟悉情况即可。各司局召开的部内业务会议，不得硬性要求部内其他司局参会人员级别，不得要求无关或关系不大的单位“陪会”，个别问题需要协调其他单位的，尽量采用书面会签的形式。部党组成员原则上不出席各司局组织的专业性会议。
司局在外地召开全国性会议，原则上不请部领导出席，一般也不安排地方商务主管部门负责同志参加，只请对口的业务处室代表参加。努力避免地方同志反复参会。
五、会议组织工作精益求精，努力提高会议效率
会前准备工作到位，才能防止出现会而不议、议而不决情况的发生。近期，商务部下发文件，就此作了具体详细的规定。
一方面，会议材料的准备要充分，确保与会人员对讨论内容有充分的了解。会议议题和有关书面材料要尽早准备，特别是在召开党组会和部务会时，必须提前送达。会议材料要思路清晰、条理分明、篇幅适当，阐述问题时要全面客观、科学公正。有关背景情况要介绍清楚，相关问题及争议事项要逐一列明，正反两方面的理由要反映充分，提交会议审议决定的事项要非常明确，并要提出决策建议；重大业务决策事项，还要提供相应的调研和论证方面的材料。
另一方面，在会前要预作沟通，保证与会人员在会上能够提出比较成熟的意见。准备不成熟、条件不具备的议题，不得提交党组会和部务会讨论研究。会议议题提交单位会前要根据会议议题内容，与有关单位进行充分沟通协商，并对会议材料进行书面会签，会议材料报经主管部领导审核同意之后再提交会议审议。列席单位的发言，应提前以适当方式得到领导班子或相关负责同志和主要负责同志的认可。
为使会议的进程顺畅，防止拖沓，商务部对会场讨论的掌握也作了规定。议题相关单位的口头汇报要言简意赅，简明扼要；发言者不得谈及无关的话题，发言时间一般应掌握在5至10分钟之内。与会者对会议材料的意见如不涉及实质性内容，仅是文字修改，可在会后直接向起草单位反馈，不必当场讨论。
六、监督检查制度切实可行，有效保证整改效果
为了让会议管理的各项整改措施落到实处，商务部建立了严格的监督约束机制。对不遵守会议制度的现象设立了举报制度，并由办公厅进行经常性的检查，定期向各司局、各直属单位、地方商务主管部门、企业发出调查表，征求对有关会议的意见，对会议内容空洞、反映强烈的，进行通报批评。
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